事務管理事業部が発足した背景は?
事務管理事業部は2017年4月に立ち上がった事業部で、発足には大きく2つの理由がありました。
1つは日本管財グループの再編という大きな動きの中で、住宅分野以外のより幅広い「事務管理」業務を行うことで、「日本管財グループ全体の事務管理の効率化」を図るという目的がありました。
もう1つは、住宅事業の機動性と専門性を強化するための住宅事業の再編という枠組みの中で、「住宅分野の効率的な事務管理事業」を図るという目的でした。
その結果、事務管理事業部はグループ企業である「日本管財住宅管理」と「日本住宅管理」の2社の事務センターとしての役割を担うことになりました。
そして、現在では、日本管財グループ以外の事務管理でお困りのお客様に対して、グループでの実績を活かした事務管理業務のアウトソーシングサービスをご提供しています。
組織と体制の特徴は?
事務と営業を分離したことで、牽制機能を強化することができます。主な業務となるマンション管理組合の事務代行を例にあげると、管理費・積立金等の徴収、経費の支払い、帳簿の作成など、お客様の大切な資産であるお金や通帳をお預かりすることになるため、透明性の高い業務推進が求められます。営業と事務管理がそれぞれに独立した組織であることから、互いに注意を払い、不正が起きにくい体制でサービス提供できるのがメリットです。
日常的に行っている業務は?
マンション管理組合の事務代行業務として大きく分類すると、
①管理費等請求及び収納に関する業務
②管理組合費用等の支払に関する業務
③管理組合の会計に関する業務
④管理組合預金口座の管理に関する業務
などがあります。
それぞれの主な業務は、
①専用ソフトを用いて管理費等請求書発行、管理費等口座振替による収納、管理費等未収金一覧表発行など
②直払い依頼書による支払手続きなど
③専用ソフトを用いて年度決算書作成、月次収支報告書作成など
④口座開設・解約手続き、代表者変更手続き、残高証明書発行手続きなど
となります。これらのサービスをオフィスは西宮に集約していますが、事業エリアは全国を網羅していて、北海道、東京、名古屋、大阪、九州などを拠点に展開しています。
住宅分野以外の取り組みは?
例えば、商業ビルやPFI事業、公益社団法人や自治会などの任意団体様とも業務委託を締結しており、“お金にまつわるプロフェッショナル”として、口座の管理や集金、財務内容のチェックなど、お客様のニーズに合わせてカスタマイズしたサービスを提供しています。私たちのような第三者が管理することで人手不足や不正防止という観点でもお役に立てるので、住宅分野以外でもニーズは高まっていくと考えております。